Shadow IT: 4 tips om een veiligheidslek in je bedrijfsnetwerk te voorkomen

We kennen het allemaal: collega’s die zonder overleg software of tools downloaden, een handige cloudservice aanzetten, of hun eigen apparaat gebruiken om "even snel" iets te doen. Maar ook een oude NAS (om bestanden op te slaan binnen het netwerk) die maar ‘blijft staan’ en nooit ‘echt’ uitgezet of opgeruimd wordt. Dit is Shadow IT: het lijkt onschuldig, maar het kan je bedrijf blootstellen aan grote risico’s.

We leggen je in deze blog uit, waarom Shadow IT een probleem is en vooral hoe je voorkomt dat het een veiligheidslek in je netwerk veroorzaakt.

Wat is Shadow IT?

In een vorige blog schreven we dat je medewerkers het grootste risico voor de cyberveiligheid van je organisatie zijn. Dit geldt ook voor Shadow IT. Shadow IT is de technologie die medewerkers gebruiken zonder goedkeuring van de IT-afdeling. Denk aan het installeren van een gratis tool om taken te beheren, of het gebruik van een persoonlijke cloudopslag om bestanden op te kunnen slaan. Het lijkt handig en onschuldig, maar dit gaat vaak buiten de controle en beveiliging van je bedrijf om. Dat betekent: geen updates, geen toezicht, en geen controle over wie er toegang heeft tot belangrijke bedrijfsgegevens.

De risico's van Shadow IT

Een ongeluk zit in een klein hoekje. Zoals eerder vermeld in deze blog, zijn medewerkers zich vaak niet bewust van de risico’s die zij lopen wanneer ze gebruikmaken van Shadow IT. Laten we daar samen even naar kijken!

We hebben de belangrijkste risico’s van Shadow IT voor je op een rijtje gezet:

• Gegevenslekken: Wanneer medewerkers ongecontroleerde tools gebruiken, zijn de gegevens die via deze systemen worden uitgewisseld niet beschermd volgens je bedrijfsnormen. Dit kan betekenen dat je de controle over je bedrijfsdata verliest.
• Kwetsbaarheden: Veel software die in de schaduw wordt gebruikt, verkrijgen geen regelmatige beveiligingsupdates. Dit maakt je bedrijf kwetsbaar voor cyberaanvallen. Hackers profiteren vaak van verouderde software om toegang te krijgen tot netwerken. Naast dat het tegengaan van cyberaanvallen je bedrijfsprocessen verstoort, kunnen kosten flink oplopen. Hebben hackers je al te pakken gekregen? Geen zorgen: in de blog “Slachtoffer geworden van cybercrime, wat nu?” - vertellen we wat de vervolgstappen zijn.
• Compliance problemen: Afhankelijk van je sector moet je misschien voldoen aan strenge regelgeving en wettelijke eisen, zoals de AVG. Shadow IT-applicaties voldoen vaak niet aan deze eisen, wat je bedrijf in serieuze juridische problemen kan brengen.

Deze 4 tips helpen een veiligheidslek in je bedrijfsnetwerk te voorkomen als gevolg van Shadow IT

Voorkomen is beter dan genezen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want hoe doe je dat als het gaat om Shadow IT?

1. Creëer bewustzijn bij je team: Shadow IT gebeurt vaak uit onwetendheid. Medewerkers denken dat ze efficiënt bezig zijn, zonder zich te realiseren welke risico's ze creëren. Door trainingen te geven over de gevaren van Shadow IT, zorg je dat iedereen in het bedrijf de risico's begrijpt. Dit kan op een leuke, interactieve manier – geen saaie Powerpoint-presentaties, maar workshops waarbij je bijvoorbeeld hacker simulaties inzet om de impact zichtbaar te maken.
2. Bied alternatieven aan: Veel Shadow IT ontstaat, omdat medewerkers niet tevreden zijn met de bestaande IT-oplossingen. Misschien willen ze meer flexibiliteit, betere samenwerkingstools, of gewoon iets dat prettiger werkt. Door te luisteren naar je team en proactief gebruiksvriendelijke tools aan te bieden, verminder je de verleiding om eigen oplossingen te zoeken.
3. Gebruik monitoring tools: Natuurlijk wil je geen Big Brother zijn, maar een zekere mate van monitoring is belangrijk om te weten welke systemen er in je netwerk draaien. Door geautomatiseerde tools in te zetten, kun je ongeautoriseerde software of apparaten opsporen en het gesprek aangaan met medewerkers.
4. Registreer alles en houd de configuratie database bij: Veel bedrijven hebben een configuratie database waarin alle objecten worden geregistreerd, maar vaak zie je na enige tijd verschillen ontstaan tussen de database en de werkelijkheid. Een goed bijgewerkte database kan er voor zorgen dat Shadow IT sneller wordt opgemerkt en er naar gehandeld kan worden.

Hoe kunnen wij je helpen?

Shadow IT is een serieus risico, maar met de juiste aanpak kun je het gevaar minimaliseren. Bij SuitIT staan we klaar om je bedrijf te helpen grip te krijgen op je IT-omgeving. We doen dat niet met technische praatjes, maar op een manier die je begrijpt en waar je blij van wordt. Of het nu gaat om het opzetten van monitoringtools of het aanbieden van veilige alternatieven: we zorgen ervoor dat je netwerk veilig is, zonder dat het ten koste gaat van werkplezier en efficiëntie. Wil je meer weten? Bekijk dan onze diensten of neem gerust contact met ons op via [email protected] en +31 40 23 59 21 2.